Jak zawrzeć ubezpieczenie OC władz spółki?

Ubezpieczenie D&O dla członków kadry zarządzającej spółki od lat zyskuje na znaczeniu. Jednak nadal nie wszystkie możliwości tzw. polisy OC zarządu są dostatecznie wykorzystywane. Wynika to między innymi z braku wiedzy o umowie ubezpieczenia OC władz spółki. Wiele błędów popełnianych jest już na etapie zawierania kontraktu. Przeczytaj niniejszy artykuł, aby uniknąć najczęstszych nieprawidłowości dotyczących polis dla władz spółki.

Przygotowania do zawarcia polisy OC zarządu 

Ochrona ubezpieczeniowa nie powinna stanowić jedynego zabezpieczenia prawnego kadry kierowniczej. Prócz polisy dla władz spółki, na ogół warto zredukować ryzyko zarówno przez obniżenie prawdopodobieństwa wystąpienia szkody, jak i redukcję jej maksymalnych rozmiarów. Może temu służyć wiele różnorodnych środków, a zwłaszcza: ograniczenie odpowiedzialności w kontrakcie managerskim, doprecyzowanie zasad i procedur działania w umowie spółki, regulaminach organów (między innymi przez formalizację podziału kompetencji pomiędzy zarządzającymi), wdrożenie compliance (najlepiej według standardów ISO lub COSO II), audyty poszczególnych obszarów przez zewnętrznych ekspertów.

Wymienione zabiegi mogą zwiększyć szanse na otrzymanie oferty ubezpieczenia Directors & Officers oraz przyczynić się do uzyskania propozycji korzystniejszej cenowo i zakresowo. Ponadto dzięki umiejętnie przeprowadzonym przygotowaniom maleje gama incydentów nieobjętych ubezpieczeniem OC władz spółki. Dobry przykład stanowi usunięcie z umów managerskich postanowień zaostrzających odpowiedzialność zarządzających ponad standardy wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, gdyż konsekwencje takich regulacji na ogół nie mieszczą się w zakresie ubezpieczenia OC członków kierownictwa (zasada akcesoryjności ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej).

Jednym z kluczowych czynników warunkujących uzyskanie pokrycia asekuracyjnego jest (względnie) dobra kondycja finansowa spółki, której zarządzający mają być ubezpieczeni. Statystyki wskazują bowiem, że próby rozliczania zarządu i innych funkcjonariuszy osoby prawnej podejmowane są szczególnie często, gdy w przedsiębiorstwie występują straty, problemy z płynnością czy niewypłacalność. Sytuacja finansowa jednostki organizacyjnej utrudnia lub uniemożliwia zawarcie ubezpieczenia OC Prezesa, dyrektorów między innymi, gdy:

• w kolejnych rocznych okresach rozliczeniowych powtarza się strata netto
• występują ujemne kapitały własne (aktywa-zobowiązania< 0 )
• wskaźnik płynności bieżącej (current ratio) wynosi mniej niż 1 (aktywa bieżące / pasywa bieżące < 1)
• aktywa pokryte są kapitałem własnym w mniej niż 70%
• zadłużenie kapitału własnego przekracza 7 (zobowiązania / kapitał własny >7).

Przy czym oprócz samych odczytów, znaczenie mają także ich tendencje.

Zdarza się, że spółce w nie najlepszej sytuacji ekonomicznej udaje się wprawdzie uzyskać propozycję ubezpieczenia dla kadry zarządzającej z tym, że taka oferta przeważnie zawiera klauzulę wyłączającą odpowiedzialność towarzystwa ubezpieczeń za skutki niewypłacalności i braku finansowania. To niewątpliwe poważne obostrzenie, ale polisa D&O nawet nieobejmująca roszczeń wynikających z niewypłacalności stanowi instrument godny rozważenia. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej władz spółki rozciąga się na szerokie spektrum spraw niezwiązanych z upadłością.

Jeśli wyniki za ostatni rok obrotowy wskazują na zły stan finansów, najprościej zaaranżować ochronę ubezpieczeniową przedkładając ubezpieczycielom nowsze dane świadczące o poprawie sytuacji. Nie ma formalnych przeszkód, by bilans czy rachunek zysków i strat zostały sporządzone na dzień przypadający np. po 4 miesiącach od zakończenia poprzedniego okresu rozliczeniowego. Pomocna przy uzyskaniu polisy dla członków władz spółki nieraz okazuje się choćby sama informacja o okolicznościach mogących pozytywnie wpłynąć na standing finansowy osoby prawnej (przykładowo: otrzymanie dotacji, zwycięstwo w sporze sądowym, pozyskanie klienta o kluczowym znaczeniu, plan dokapitalizowania spółki). Sporadycznie ofertę OC dla członków władz spółki otrzymuje się dzięki wyjaśnieniu przyczyn niepokojących osiągów finansowych. Wtedy efekt, rzecz jasna, zależy przede wszystkim od powodów złej kondycji ekonomicznej. Ubezpieczycieli można przekonać do udzielenia pokrycia także przedstawiając pisemne zapewnienie udziałowca lub podmiotu powiązanego o dostarczeniu środków do określonej kwoty w razie trudności z płynnością, wypłacalnością. Z tym, że oczywiście sytuacja ekonomiczna potencjalnego wspierającego powinna wskazywać na możliwość udzielenia deklarowanej pomocy. Żadna z wymienionych metod nie gwarantuje otrzymania oferty ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej władz spółki. Skuteczność uwarunkowana jest szeregiem okoliczności, w tym polityką underwrtingową poszczególnych towarzystw. Niestety, gdy potencjał składki jest niewielki, część ubezpieczycieli nie bierze pod uwagę ubezpieczenia OC zarządu spółki, której ostatnie roczne sprawozdanie finansowe wykazuje niepokojące objawy.

Polisa OC członków władz a inne ubezpieczenia

Kilku ubezpieczycieli uzależnia przedstawienie oferty D&O, czy jej zakres lub cenę od zawarcia z danym zakładem innych ubezpieczeń. Można się spotkać z różnymi politykami w tym zakresie. Dla niektórych oferentów istotna jest składka z wszelkich innych produktów ubezpieczeniowych. Inni oczekują, że ubezpieczający (np. spółka z o.o.) zostanie objęty ochroną w zakresie OC z tytułu prowadzenia działalności i posiadania mienia czy OC zawodowego. Jeden z istotniejszych graczy na rynku polis dla managerów przy zakupie ubezpieczenia OC władz z polisą podatkową lub karnoskarbową udziela zniżki 10% na oba produkty. W każdym razie, uzyskanie pokrycia w zakresie tzw. OC kierownictwa na ogół jest możliwe i atrakcyjne cenowo bez posiadania w określonym towarzystwie żadnych innych ubezpieczeń. Wyjątek może stanowić Director & Officer (D&O) osób zarządzających i nadzorujących Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej.

Ubezpieczenie D&O – potrzeby i możliwy zakres

Decydując się na polisę odpowiedzialności cywilnej dla zarządu i innych członków władz spółki, warto określić, kto ma być chroniony i w jakim zakresie. Niemal wszystkie dostępne na rynku produkty zapewniają pokrycie osobom zasiadającym w zarządzie, radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz innym managerom danej osoby prawnej. Jednakże katalogi ubezpieczonych w poszczególnych OWU nie są identyczne i na dodatek można je kształtować w drodze negocjacji. W szczególności warto zdecydować czy ubezpieczenie władz spółki ma rozciągać się na: likwidatorów, prokurentów, prawników wewnętrznych, wykonawców testamentu członków kadry kierowniczej. Polisy tego rodzaju fragmentarycznie chronią także samą organizację będącą zarazem ubezpieczającym i jej podmioty zależne, ale poszczególni oferenci proponują różne rozwiązanie. Np. można się spotkać z klauzulą kosztów obrony spółki, ale znacznie popularniejszy jest model ograniczający pokrycie do przypadków odpowiedzialności solidarnej osoby prawnej z jej władzami oraz spraw związanych z emisją papierów wartościowych. Istnieje też cały wachlarz sposobów kwalifikacji podmiotów zależnych do objęcia ochroną.

Polisa dla władz spółki dobra dla…

Dobór optymalnego zakresu ubezpieczenia D&O jest sprawą bardziej indywidualną, subiektywną, niż może się zdawać. Wbrew pozorom nie działa zasada im więcej tym lepiej, gdyż np. z perspektywy członków zarządu zwiększanie liczby ubezpieczonych podwyższa prawdopodobieństwo, że suma gwarancyjna zostanie wyczerpana przez innych ubezpieczonych np. głównego księgowego, dyrektora departamentu, kierownika działu. W interesie obecnie zatrudnionych managerów nie leży także, by limit pokrycia mógł być skonsumowany przez wypłatę świadczeń związanych z nieprawidłowościami zarzucanymi poprzednim członkom kierownictwa spółki. Domyślnie ubezpieczenie OC zarządu obejmuje zarówno byłych, obecnych jak i przyszłych funkcjonariuszy danego podmiotu. Oczywisty błąd stanowi ponoszenie kosztów ochrony w obszarach, w których jest ona zbędna.

Zakres ochrony tzw. polisy odpowiedzialności cywilnej zarządu

Nie mniej istotne są aspekty przedmiotowe pokrycia. Przykładowo weryfikacji wymaga prowadzenie przez spółkę działalności w USA i innych krajach tradycji prawnej common law, ponieważ sprawy sądowe prowadzone w tychże jurysdykcjach należą do typowych wyłączeń w ubezpieczeniu władz spółki. Przy czym rozległość wspomnianego ograniczenia odpowiedzialności bywa niezwykle zróżnicowana. E.g część ubezpieczycieli poza ochroną pozostawia roszczenia wniesione na terytorium Kanady czy przypadki naruszenia określonych aktów lub roszczenia dotyczące szkód określonego rodzaju. W kontekście OC członków władz spółki, do spraw godnych uwagi należy także zatrudnianie pracowników. Klauzula czynów bezprawnych pracodawcy w polisach dla zarządu w zależności od konfiguracji może obejmować kierownictwo jak i sam podmiot. Dotychczas na rynku nie wykształcił się także jeden model definiowania czym jest naruszenie praw pracowniczych (czyn bezprawny pracodawcy), ani rozumienie pojęcia pracownik. Podobnie liczne odmienności dotyczą szkód związanych z programami świadczeń pracowniczych. Oprócz tego istnieje przynajmniej kilkanaście rozszerzeń proponowanych wyłącznie przez jeden z zakładów ubezpieczeń. Jako egzemplifikacja może służyć klauzula odpowiedzialności spółki z tytułu utraty danych i dokumentów. Zdarzają się także specyficzne obostrzenia np. koszty obrony w sprawach związanych z zanieczyszczeniem środowiska naturalnego. W sumie omawianie różnic w OWU ubezpieczeń D&O da się rozwijać bez końca.

Na co jeszcze zwrócić uwagę przy ubezpieczeniu OC władz spółki ?

Z potrzebami zarządzających należy skonfrontować także kwotowe granice ochrony. Główny limit odpowiedzialności towarzystwa ubezpieczeń stanowi suma ubezpieczenia, nazywana niekiedy także sumą gwarancyjną. Jednakże to ostatnie określenie, charakterystyczne dla polis OC należy uznać za nieadekwatne dla ubezpieczeń D&O, ponieważ ich zakres wykracza daleko poza ramy odpowiedzialności cywilnej.

Naturalne jest pytanie, ile powinna wynosić suma ubezpieczenia w polisie OC władz spółki ? Wbrew obiegowym opiniom żaden matematyczny algorytm nie pozwala bezdyskusyjnie wyznaczyć optymalnego poziomu pokrycia. W krajach niemieckojęzycznych sugeruje się, że limit powinien odpowiadać 20% wartości sumy bilansowej, ale żaden ze zwolenników tej koncepcji nie przedstawił przekonujących argumentów za prawidłowością wskazania. Kilka dekad temu wzór wyprowadzono na podstawie średniego stosunku sumy ubezpieczenia do sumy bilansowej nie uzasadniając głębiej, dlaczego główny limit odpowiedzialności ubezpieczyciela odniesiono do sumy bilansowej, a nie innej wartości. Brak też argumentów, by pominąć w kalkulacji sumy ubezpieczenia D&O wszystkie inne cechy osoby prawnej i jej managmentu. Ponadto powszechność danej praktyki nie przesądza jej prawidłowości. Istnieją także inne znacznie bardziej skomplikowane algorytmy, ale w większości trudno je ocenić, gdyż ich treść lub drogę wyprowadzenia zachowuje się w poufności.

W każdym razie przy wyznaczeniu sumy ubezpieczenia OC członków zarządu należy uwzględnić wiele czynników, a w szczególności:

• wyniki finansowe
• profil działalności (branża)
• wielkość i częstotliwość szkód objętych polisą odpowiedzialności władz spółki
• przeprowadzanie emisji papierów wartościowych oraz jej wielkość i (publiczny) charakter
• liczbę pracowników i managerów
• długość okresu działalności (czym dłużej podmiot prowadzi działalność, tym wyższa suma)
• przeprowadzone transakcje i procesy transformacyjne
• plany i perspektywy rozwojowe
• status spółki publicznej
• sumy ubezpieczenia podmiotów powiązanych i zawarcie OC zawodowego managera, PDL
• zakres terytorialny działalności
• ewentualne umowne ograniczenia odpowiedzialności managerów
• rodzaj sumy ubezpieczenia (globalna czy osobna na każde roszczenie, odnawialna/ nieodnawialna )
• liczebność członków zarządu i innych organów np. Rady Nadzorczej.

Suma ubezpieczenia D&O przy odnowieniu ochrony dla kierownictwa

Próżno szukać także uniwersalnego klucza przy aktualizacji głównego limitu odpowiedzialności w polisie dla członków zarządu. Nie ulega wątpliwości, że należy uwzględnić zmiany wyżej wymienionych okoliczności jak i spadek albo wzrost siły nabywczej pieniądza. Przy czym, indeksacja o wskaźniki inflacji stanowi zbyt duże uproszczenie. Wskaźniki cen towarów i usług na ogół podawane są dla okresów minionych, a ubezpieczenie Directors and officers (D&O) liability insurance dotyczy także przyszłości. Na dodatek koszty pokrywane z OC członków władz spółki (np. pomoc prawna, stawiennictwo, odszkodowanie, kary pieniężne) nieraz fluktuują w innym kierunku i tempie niż inflacja. Wynika to z szeregu różnorodnych, nieraz zindywidualizowanych czynników. Na przykład wymierzając osobie fizycznej administracyjną karę pieniężną, bierze się pod uwagę między innymi warunki osobiste strony (art.189 d pkt.7 KPA), której ma dotknąć sankcja, w tym sytuację rodzinną, stan majątkowy, wysokość zarobków. Oprócz tego, warto być świadomym, często wieloletniego odstępu czasowego między rzekomym uchybieniem a wypłatą świadczenia z polisy odpowiedzialności cywilnej kadry kierowniczej. Zanim z błędu czy zaniechania ubezpieczonego członka władz wynikanie uszczerbek majątkowy nieraz upływa sporo czasu. Od samego powstania szkody, do jej wykrycia, oszacowania wielkości, do ustalenia odpowiedzialności konkretnej osoby i wystąpienia z roszczeniem mogą minąć lata. Wynika to z terminów przedawnienia roszczeń objętych polisą dla członków władz spółek z .o.o., akcyjnych, p.s.a. etc.

Zasadniczo koszty obrony pokrywane będą do limitu ubezpieczenia Prezesa i innych managerów obowiązującego w chwili zgłoszenia roszczenia (trigger claims made), bez względu na to jak bardzo wzrosną ceny. Co więcej odszkodowanie ustalane jest według cen z daty ustalenia odszkodowania (w praktyce data wyrokowania) a nie daty powstania, wykrycia szkody czy wykonywania umowy, z której powstała szkoda (art.363 § 2 KC oraz 316 § 1 KPC).

Ubezpieczenie OC członków władz spółki, fundacji, spółdzielni, stowarzyszenia 696 487 675 broker@andiw.pl

Aktualizacja limitu odpowiedzialności przy odnowieniu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej dla władz spółek 

Niemniej jednak niemal każda kolejna polisa ubezpieczenia OC dla władz spółki powinna opiewać na wyższą sumę ubezpieczenia od poprzedniej dla tego podmiotu. Prócz wymienionych kwestii, nie powinno umknąć, że przy odnowieniu OC kadry zarządzającej na ogół wydłuża się o rok okres, z którego nieprawidłowości objęte są pokryciem asekuracyjnym. Typowe OC członków zarządu opiera się na triggerze claims made z pełnym pokryciem retroaktywnym. tzn., dotyczy roszczeń zgłoszonych w okresie ubezpieczenia (i dodatkowym okresie notyfikacyjnym) bez względu, kiedy miała miejsce nieprawidłowość stanowiąca przyczynę roszczenia, nałożenia kary administracyjnej, wszczęcia postępowania karnego. Oczywiście można się spotkać z polisami odpowiedzialności cywilnej kierownictwa nie przewidującymi ochrony dla byłych zarządzających czy ograniczeniem daty retroaktywnej, ale w Polsce to rzadkość. Poza tym niektóre sprawy mogą się przedawnić. Jednakże przeważnie następuje to znacznie później niż może się wydawać ubezpieczanym w ramach OC członków władz spółki. Terminy przedawnienia to złożone zagadnienie, różnorodnie regulowane w poszczególnych jurysdykcjach więc trudno o uogólnienia. Tytułem przykładu warto wskazać, że według rodzimego prawodawstwa szkoda powstała wskutek deliktu stanowiącego jednocześnie przestępstwo, ulega przedawnieniu po dwudziestu latach od dnia dopuszczenia się tego czynu (442¹§ 2 KC). Tyle samo czasu potrzeba do ustania karalności niektórych podtypów przestępstw gospodarczych (art.101 §1 pkt. 2 KK z związku z np. z art. 306b KK). Nie należy zapomnieć także, że ubezpieczenie kierownictwa rozciąga się również na karno-skarbowe, których penalizacja ustaje także dopiero po latach. Na przykład, gdy czyn stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone karą pozbawienia wolności przekraczającą 3 lata, okres przedawnienia jego karalności upływa po 10 latach od popełnienia (art. 44 § 1 pkt 2 KKS)

W razie wyrządzenia czynem zabronionym szkody na osobie (tylko w niektórych przypadkach objętej D&O), przedawnienie następuje dopiero z upływem trzech lat od dnia, w którym poszkodowany dowiedział się o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia bez względu na to, ile czasu minęło od wyrządzenia szkody (442¹§ 3 KC).

Sytuacja członka kadry menadżerskiej nie musi być korzystniejsza w reżimie odpowiedzialności kontraktowej. Mimo pewnych kontrowersji, przyjąć należy, iż w reżimie kontraktowym roszczenia spółki o naprawienie szkody względem członków zarządu przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym spółka dowiedziała się o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia. Jednakże w każdym przypadku roszczenie przedawnia się z upływem dziesięciu lat od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie wyrządzające szkodę (art. 297, 300¹³⁰ , 488 KSH). Natomiast odnośnie ubezpieczonych niebędących członkami: zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorami trzyletni okres przedawnienia roszczeń ex contractu liczony jest od dnia powstania szkody, niezależnie od tego, kiedy miało miejsce uchybienie powodujące szkodę, sporządzenie umowy (Uchwała SN z 22.11.2013 III CZP 72/13)

Za podnoszeniem sumy ubezpieczenia osób zarządzających przy wznowieniach przemawia także wzrost ryzyka wynikający ze zmian przepisów. W ostatnich latach kadrze kierowniczej przybywa obowiązków, zaostrzaniu ulegają stosowane wobec niej sankcje, a pociąganie do odpowiedzialności członków władz spółki staje się coraz łatwiejsze. Można wymienić wiele przejawów każdej z tych tendencji, ale na potrzeby w niniejszego opracowaniu wskazane zostaną jedynie przykłady. Nowelizacja KSH, która weszła w życie 13.10.2022 nałożyła na zarząd, prokurentów i pozostały zatrudnionych obowiązek przekazywania radzie nadzorczej żądanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w ciągu dwóch tygodni, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin (art.219 §4¹ KSH). Za uchybienie grozi zarówno odpowiedzialność odszkodowawcza jak i grzywna. Zarząd ma obowiązek także zachować bezterminowo tajemnicę spółki, która w niektórych aspektach jest szersza od tajemnicy przedsiębiorstwa (A.Kidyba (w:) A.Kidyba, M.Dumkiewicz Komentarz aktualizowany do art. 1-300 Kodeksu spółek handlowych 209¹ punkt 2). Z kolei dla Rady Nadzorczej obligatoryjne stało się odbywanie posiedzeń, nie rzadziej niż raz w kwartale (art.221¹ § 7 KSH). Zgodnie z nowym brzmieniem Kodeksu Karnego za określone przestępstwa gospodarcze grozi kara do 25 lat pozbawienia wolności, o ile popełnione zostaną w stosunku do mienia o wartości większej niż 10 MLN lub wartość szkody przekroczy 10 MLN (art. 306b KK). Chodzi mianowicie o:

• wyrządzenie szkody przez niegospodarność menadżerską lub nadużycia zaufania (art. 296 § 1, 2 KK),
• tzw. korupcję gospodarczą w postaci przyjęcia korzyści majątkowej (art. 296a § 1 , 4 KK),
• pranie brudnych pieniędzy (art. 299 § 1, 2, 5, 6 KK);
• wyrządzenie szkody wskutek nieprowadzenia dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą (art. 303 § 1 KK).

Za dynamicznym wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę podążają limity grzywien wymierzanych za przestępstwa i wykroczenia skarbowe. Także za inne przestępstwa orzekane są coraz wyższe grzywny, ale wynika to z nieco innych uwarunkowań. Znaczenie mają zwłaszcza: dochody sprawcy, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe (art.33 § 3 KK).

Znaczące ułatwienie w wyciąganiu konsekwencji prawnych kadry menadżerskiej wprowadził art. 296 § 4a Kodeksu Karnego. Zmodyfikowany niedawno przepis umożliwił ściganie na wniosek udziałowca pokrzywdzonej spółki lub członka pokrzywdzonej spółdzielni przestępstwa polegającego na sprowadzeniu bezpośredniego niebezpieczeństwa wyrządzenia znacznej szkody majątkowej w wyniku nadużycia uprawnień lub niedopełnienie obowiązków przez zarządzającego. Wcześniej takie uprawnienie przysługiwało wyłącznie pokrzywdzonemu.

Oprócz tego ustawodawca zdecydował się także chronić interes pokrzywdzonego i jego najbliższych czyniąc przestępstwem uchylania się od zapłaty odszkodowania, zadośćuczynienia, nawiązki zasądzonych w wyroku skazującym za przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego. Artykuł 244c Kodeksu Karnego przewiduje za taki czyn karę pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Eksperci z zakresu ubezpieczenia OC członków władz spółki zwracają także uwagę, że nowe brzmienie Kodeksu Karnego prolonguje przedawnienie karalności przestępstwa, co do którego powzięto uzasadnione podejrzenie popełnienia w toku postępowania karnego dotyczącego innego występku lub zbrodni. Okres przedawniania karalności zostaje wydłużony o 5 lub 10 lat (art.102§ 2 KK).

Polisa OC kierownictwa fundacji, spółki, spółdzielni przydaje się coraz częściej także ze względu wprowadzone i planowane zmiany w prawie pracy (czy szerzej stosunkach zatrudnienia), a zwłaszcza :

1. wejście w życie w grudniu 2025 r. ustawy o jawności wynagrodzeń nakładającej na pracodawcę nowe obowiązki i zakazy np. obowiązek ujawniania statystyk płacowych zatrudnionemu oraz zakaz pytania o dotychczasowe zarobki
2. zniesienie opłaty stosunkowej od pozwu przeciwko pracodawcy (art. 35 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych obowiązującego od 28.09.2023). Taki stan rzeczy stymuluje formułowanie żądań opiewających na astronomiczne kwoty, szczególnie, gdy sprawa dotyczy szkody niemajątkowej, czyli krzywdy wyrządzanej, przykładowo, przez mobbing, dyskryminację, molestowanie. Pracownicy są obowiązani, wnosić pięcioprocentową opłatę stosunkową tylko przy apelacji i wyłącznie od wartości przedmiotu sporu ponad kwotę 50 000 PLN.
3. prace prowadzone nad zaostrzaniem odpowiedzialności za mobbing i dyskryminację. W projekcie:

• rozszerzono definicję mobbingu i dyskryminacji (np. znosząc przesłankę celowości działania sprawcy mobbingu)
• ustanowiono minimalny próg zadośćuczynienia za mobbing (nie mniej niż 12-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli w 2026 stanowi minimum 57 672 zł)
• sprecyzowano, iż obowiązek przeciwdziałania naruszeniom zasad równego traktowania oraz mobbingowi realizuje się poprzez stosowanie działań prewencyjnych, wykrywanie oraz właściwe reagowanie, a także poprzez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych nierównym traktowaniem.

4. opracowywanie nowelizacji Kodeksu Pracy zwiększającej grzywny przewidziane w art. 281-283 KP
5. planowane nadanie PIP nowych uprawnień, a zwłaszcza do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę w drodze decyzji administracjnej ze skutekiem 3 lata wstecz, ale z rygorem natychmiastowej wykonolności
6. ułatwienie wymiany danych między PIP, ZUS i KAS, co przyczyni się do efektywności kontroli.

Dwojakiego rodzaju wpływu na kwestie związane z odpowiedzialnością władz spółki należy się spodziewać w związku z wejściem w życie 25.09.2024 ustawy o ochronie sygnalistów. Z tego aktu prawnego wynika szereg obowiązków zabezpieczonych specyficznymi sankcjami nie wyłączając konsekwencji; a regulacja z założenia ma stymulować ujawnianie nieprawidłowości, za które mogą odpowiadać między innymi, a niekiedy zwłaszcza, członkowie zarządu. Przy czym podkreślić należy, że wiele nowych powinności nie ma charakteru jednorazowego, lecz wymagana jest trwała zmiana wielu procesów w organizacji. np. dla podmiotów objętych ustawą ochronie sygnalistów obligatoryjnie staje się przekazywanie informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy (art.24 ustęp 6). Co więcej, wdrożenie ochrony sygnalistów nie może odbyć się bez poszanowaniem regulacji RODO i innych przepisów. Zmodyfikować należy na przykład rejestr czynności przetwarzania. Polisa OC z tytułu zarządzania spółką przyda się nie tylko w razie konfrontacji z prokuraturą, lecz również przy próbach dochodzenia naprawienia szkody. W tym zakresie ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje specyficzne zasady, które mogą zachęcić do dochodzenia odszkodowania od managerów. Przykładowo art. 14 wspomnianego aktu prawnego gwarantuje, że odszkodowanie należne sygnaliście za działania odwetowe nie będzie niższe od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce.

W kontekście ubezpieczenia OC władz spółki często powtarza się mit, że prawdopodobieństwo odpowiedzialności menedżerów zmniejsza się, gdyż zgłaszając jako sygnalista własne uchybienie nie ponosi się jego prawnych konsekwencji. W rzeczywistości próżno szukać w ustawie o ochronie sygnalistów przepisu immunizującego osobę dokonującą zgłoszenia. Czymś zupełnie innym jest zakaz stosowania wobec sygnalisty działań odwetowych czyli polegających na bezpodstawnym inicjowaniu postępowań czy wyrządzaniu nieuzasadnionej szkody. Oczywiście ujawnienie własnego uchybienia może niekiedy łagodzić odpowiedzialność szczególnie w prawie karnym, ale sam status sygnalisty nie wyłącza jego odpowiedzialności.

Z dniem 05.01.2023 porządek prawny Unii Europejskiej wzbogacił się o Corporate Sustainability Reporting Directive, czyli Dyrektywę w sprawie raportowania zagadnień zrównoważonego rozwoju. Największe podmioty zobowiązane będą do składania sprawozdania niefinansowego już za 2024, ale krąg objętych regulacją będzie się dynamicznie rozszerzał w trzech kolejnych latach. Zresztą ujawnianie takich informacji i to w sposób określony w rozbudowanych regulacjach oddziaływać będzie na wszystkich aktorów rynku. Trudności z dostosowaniem się do nowych wymogów, jak i szerszy wgląd w sprawy ESG z pewnością wielokrotnie przypomną jak istotne jest ubezpieczenie OC dla władz spółki. Jakby nowości mogących skutkować odpowiedzialnością kadry kierowniczej, był, mało 25.07.2024 weszła w życie Dyrektywa w sprawie należytej staranności przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CS3D), która w ciągu 2 lat powinna zostać transponowana do porządku krajowego. W największym uproszczeniu ostatni z wymienionych aktów unijnych koncentruje się na ochronie praw człowieka oraz środowiska naturalnego.

Współcześnie opracowując jakiekolwiek zagadnienie prawne trudno nie dotknąć problemu AI oraz zagrożeń cybernetycznych. Nie inaczej ma się sprawa z ubezpieczeniami dla członków kadry menadżerskiej, zwłaszcza, że w dobie implementacji Dyrektywy NIS 2 ( dyrektywa w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii, Network and Information Systems Directive 2). To właśnie na kierownika podmiotu kluczowego lub ważnego (w spółkach z o.o., S.A., P.S.A – zarząd) ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa wskazuje jako odpowiedzialnego za wykonywanie obowiązków w zakresie cyberbezpieczeństwa. Nowe przepisy przewidują między innymi administracyjne kary pieniężne dla władz organizacji, które mogą zostać pokryte z większości polis odpowiedzialności zarządu.

Refleksja nad doborem polisy chroniącej wiceprezesa, prokurenta, menadżerów, działów, filii, departamentów, osób zasiadających w organach nadzorczych czy innych członków władz spółki nie będzie pełna jeśli nie uwzględni się także nowszego orzecznictwa. W kontekście D&O doniosły w skutkach okazał się wyrok TSEU C-277/24 (Adjak) z 27.02.2025 poszerzający możliwości obrony członków zarządu. Wedle tego orzeczenia członkowie zarządu (także byli) mają prawo do wglądu w akta postępowania podatkowego toczącego się wobec spółki w zakresie potrzebnym do obrony przed odpowiedzialnością na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej, oraz legitymację do przedstawienia dowodów oraz wyjaśnień, kwestionowania zarówno ustaleń faktycznych, jak i ocen prawnych ustalonych w postępowaniu dotyczącym daniny publicznej.

Doświadczania ostatnich lat dotyczące polis od OC dla członków zarządu wskazują, że częste i skomplikowane nowelizacje coraz bardziej zwiększają i tak już istotny stopień niepewności prawa. Niektóre próby pociągania do odpowiedzialności kierownictwa spółek zdają się mieć źródła w odmiennym rozumieniu regulacji przez poszczególne osoby.

Sublimity i limity dodatkowe w polisie OC członków władz spółek, fundacji, spółdzielni

Nagminnie popełniany błąd stanowi nieuwzględnianie przy wyznaczeniu sumy ubezpieczenia OC władz spółki, iż zakres D&O prócz odszkodowania obejmuje szereg innych świadczeń (e.g refundacja kosztów poręczenia majątkowego, pokrycie kar pieniężnych, koszty stawiennictwa, wydatki na public relations, koszty pomocy psychologicznej). Najbardziej niedocenianym elementem polisy dla Prezesa i pozostałych członków władz spółki są koszty obrony ubezpieczonych. Według danych Colonnade, wydatki na ten cel stanowią niemal połowę kwoty wszystkich wypłat (A.Grygorowicz Analiza szkód D&O Miesięcznik Ubezpieczeniowy 11/2019 str.31). Pomoc prawna w ciągnących się całe dziesięciolecia sprawach przeciwko managerom bywa bardzo kosztowna. Dotyczy to zarówno postępowań karnych, cywilnych i sporadycznie administracyjnych.

Suma ubezpieczenia w polisie kierownictwa nie zawsze określa górną granicę odpowiedzialności towarzystwa ubezpieczeń. W niektórych przypadkach znaczenie mają także limity dodatkowe, przewidujące odpowiedzialność ponad sumę ubezpieczenia oraz ograniczające ją podlimity. W większości propozycji odnaleźć można limity dodatkowe dotyczące odpowiedzialności członków rady nadzorczej oraz kosztów obrony, wynoszące zwykle od 5 % do 30% sumy ubezpieczenia. Rzadziej stosowany bywa limit dodatkowy dla managerów, gdy suma podstawowa zostanie skonsumowana na potrzeby spółki. Natomiast wysokość i rodzaje podlimitów bywają bardzo zróżnicowane w poszczególnych propozycjach. Standardem rynkowym jest oferta OC władz spółki z kilkunastoma kwotowymi ograniczeniami wypłat świadczenia. Niektóre mają rudymentarne znaczenie, ale zdarzają się też mało istotne. Przykładem tych ostatnich jest limit kosztów pomocy psychologicznej, który niezwykle rzadko ulega wyczerpaniu. Na dodatek w ubezpieczeniu D&O oprócz limitów dotyczących na poszczególnych kategorie wypłat występują ograniczenia kwotowe dotyczące osób. Sublimity i dodatkowe limity odpowiedzialności należy analizować także jako narzędzie równoważenia interesów poszczególnych podmiotów objętych ubezpieczeniem (spółka, członkowie zarządu, Rada Nadzorcza etc.).

Badanie propozycji ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej członków zarządu w Polsce zwykle sprowadza się do porównania poziomów podlimitów i składek. Jednakże koncentrowanie się na samych liczbach może prowadzić do niesłusznych wniosków, gdyż podlimity odnoszą się do klauzul różniących się istotnymi szczegółami. Przykładem są koszty stawiennictwa. Prima facie zauważyć daje się, że lwia część ofert przewiduje limit dzienny od 1000 do 5000 PLN, a część ubezpieczycieli dodatkowo ogranicza finansowanie wydatków na ten cel zagregowanym limitem. Natomiast nie każdy dostrzega, że tylko niektórzy oferenci różnicują stawkę dzienną w zależności czy chodzi o stawiennictwo członka władz spółki czy innego (szeregowego) pracownika. Uwadze umknąć może także fakt, że kilka OWU D&O przewiduje zwrot udokumentowanych wydatków na stawiennictwo, a część towarzystw zobowiązuje się do wypłaty ryczałtu dziennego za każdy dzień stawiennictwa. Zdarzają się również oferenci, którzy łączą oba mechanizmy, wypłacając świadczenie według stawki ryczałtowej chyba, że zostaną udowodnione wyższe koszty. Istotne jest także, że trzej ubezpieczyciele odpowiadają tylko za stawiennictwo w sądzie, podczas gdy pozostałe towarzystwa rozciągają pokrycie na udział w przesłuchaniach, posiedzeniach i podobnych czynnościach odbywających się także przed innymi organami niż sąd. Co więcej, jeden z większych graczy na rynku ubezpieczeń OC dla władz spółki zawęża pokrycie do stawiennictwa w sądzie w charakterze świadka.

Oprócz samej treści OWU D&O należy mieć na względzie indywidualne uzgodnienia zamieszczane w ofercie dla danego podmiotu. Ich treść bywa obszerniejsza od wzorca umownego, co przy ubezpieczeniach korporacyjnych nie jest rzadkością. Można się spotkać zarówno z postanowieniami dodatkowymi o funkcji wyłącznie doprecyzowującej, jak i z klauzulami, które bardzo znacząco rozszerzają bądź ograniczają zakres polisy dla członków kadry zarządzającej spółką.

Kto w umowie ubezpieczenia D&O jest ubezpieczającym, a kto płaci składkę ?

Pod względem formalnym spółka jest ubezpieczającym czyli stroną umowy i podmiotem zobowiązanym do zapłaty składki. Jednakże niekiedy koszt ochrony przerzuca się (w całości lub w części) na kierownictwo, najczęściej przez pomniejszenie wynagrodzenia. Nie ma w tym nic nadzwyczajnego, gdyż zawarcie ubezpieczenia OC władz spółki służy zarówno interesom członków zarządu, jak i samej organizacji. Przy czym nie ma narzędzi prawnych, by przymusić zarządzających do partycypacji w kosztach.

Z reguły finansowanie lub współfinansowanie składki przez kadrę managerską wymaga zezwolenia zakładu ubezpieczeń przed zawarciem umowy. Część ubezpieczycieli oczekuje listy osób, które faktycznie ponoszą koszt składki lub uzasadnienia takiego stanu rzeczy. Niekiedy warunkiem udzielenia zgody jest potwierdzenie przez wszystkie osoby fizyczne (współ)pokrywające składkę, że doręczono im warunki ubezpieczenia Directors & Officers. W ten sposób zakład ubezpieczeń zabezpiecza się przed bardzo niekorzystnymi dla niego skutkami niedoręczania OWU w ubezpieczeniu grupowym. Zgodnie z art. 19 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej jeśli w ubezpieczeniu na cudzy rachunek ubezpieczony zgadza się na finansowanie kosztu składki ubezpieczeniowej, to w przypadku niedoręczenia ubezpieczonemu warunków umowy przed wyrażeniem takiej zgody, zakład ubezpieczeń nie może powoływać się na postanowienia ograniczające lub wyłączające odpowiedzialność zakładu ubezpieczeń, a także przewidujące skutki naruszeń powinności ubezpieczonego lub obciążające go obowiązkami.

Zastrzec należy, że po złożeniu deklaracji o ponoszeniu składki przez członków władz, ubezpieczyciel może dochodzić należności za polisę wyłącznie od spółki, chyba że umowa stanowi inaczej.

Reasumując, przed zawarciem tzw. ubezpieczenia zarządu od odpowiedzialności cywilnej, należy ustalić kto i w jakiej części ma ponosić ekonomiczny ciężar kontrybucji na rzecz zakładu ubezpieczeń, licząc się z dodatkowymi obowiązkami, w razie finansowania składki przez zarządzających.

Inaczej sprawa się ma przy ubezpieczeniu OC zawodowym managera. W takich umowach na ogół rolę ubezpieczającego i ubezpieczonego pełni jedna osoba fizyczna.

Jakie dokumenty są potrzebne do zawarcia umowy D&O ?

Ocena ryzyka odbywa się przede wszystkim w oparciu o :

1. sprawozdanie finansowe za ostatni rok
2. ostatnie sprawozdanie statystyczne o przychodach, kosztach i wyniku finansowym oraz o nakładach na środki trwałe F-01/I-01 lub analogiczne (o ile sporządzenie takiego dokumentu przez dany podmiot jest obligatoryjne)
3. wniosek wypełniony przez osobę uprawnioną do reprezentacji ubezpieczającego.

Formularze wniosków D&O stosowane przez poszczególnych ubezpieczycieli są podobne, choć nie identyczne. Zwykle oprócz danych identyfikacyjnych oraz opisu przedmiotu działalności organizacji, zakłady ubezpieczeń pytają między innymi o: oczekiwania co do zakresu ochrony, szkodowość, przestrzeganie norm i procedur, dotychczas zawarte polisy OC dla zarządu, wykonane lub planowane procesy transformacyjne czy emisję papierów wartościowych, ilość pracowników. Część oferentów prosi także o deklaracje dotyczące wpływu pandemii COVID-19 na sytuację spółki oraz informacje o zastosowanych w związku z nią środkach zabezpieczających. Wiosną 2022 przy ubezpieczeniu OC władz spółki zaczęły pojawiać się się także pytania o ekspozycję organizacji na rynki: Ukrainy, Białorusi, Federacji Rosyjskiej. Ubezpieczyciele oczekują także informacji o ewentualnych powiązaniach wspólników, zarządzających z kapitałem państw objętych sankcjami. W kontekście ubezpieczenia D&O istotne są nawet obywatelstwa członków władz spółek.

Generalnie obowiązuje zasada, czym więcej rozszerzeń zakresu, tym więcej danych potrzeba do zawarcia ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej władz spółki. Czasami pytania uzupełniające ze strony towarzystw ubezpieczeń pojawiają się po weryfikacji wniosków i sprawozdań. Jak zwykle, wypełniając formularze warto być uczciwym, gdyż ochrona nie obejmuje roszczeń wynikających z okoliczności zatajonych czy podanych niezgodnie z wiedzą ubezpieczającego i jego przedstawicieli. Przy czym uchybienia jednego z reprezentantów spółki nie powinny pozbawić pokrycia asekuracyjnego pozostałych ubezpieczonych osób fizycznych. Natomiast równoznaczne z deklaracjami spółki są informacje przedłożone przez każdy podmiot uprawniony do składania oświadczeń w jej imieniu (P.Sukienik (w:) D.Fuchs, K.Malinowska (red.) Kontrakty na rynku ubezpieczeń Komentarz do przepisów i warunków ubezpieczenia str.1001).

Nie istnieje, rzecz jasna, obowiązek podawania wszystkich znanych danych dotyczących ubezpieczanego ryzyka, ale w niektórych przypadkach ujawnienie dodatkowych informacji warunkuje korzystne dla kierownictwa odstępstwa od wzorców umownych.

Podkreślić trzeba, że nieuzasadniona jest obawa, że udzielone odpowiedzi zostaną upublicznione wyrządzając spółce i jej władzom szkodę, albowiem zarówno zakład ubezpieczeń jak i broker zobligowani są bezterminowo zachować w tajemnicy te treści bez względu na ewentualne zastrzeżenie poufności (art.35 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, art,32 ustę3 pkt.1 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń).

Polisa OC dla członków władz spółki, a zgoda organu właścicielskiego

Często zadaje się pytanie czy dopuszczalność zawarcia umowy ubezpieczenia D&O warunkowana jest zgodą Zgromadzenia Wspólników / Walnego Zgromadzenia w formie uchwały, skoro w ten sposób członkowie zarządu i inni managerowie mogą otrzymać przysporzenie kosztem zasobów spółki. W przepisach powszechnie obowiązujących nie ustanowiono takiego wymogu, ale potrzeba uzyskania aprobaty organu właścicielskiego może wynikać np. z umowy spółki czy kontraktu managerskiego (M.Grześków O dopuszczalności zawarcia umowy ubezpieczenia D&O na rzecz członka zarządu bez zgody organu właścicielskiego w świetle art. 15 § 1 k.s.h. Internetowy Przegląd Prawniczy TBSP UJ 9/2017 str.78).

Jak znaleźć dobrą ofertę OC władz spółki ?

Ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej kadry zarządzającej na polskim rynku proponuje kilkanaście towarzystw ubezpieczeń. W oderwaniu od konkretnego przypadku, nie sposób stwierdzić, by oferty D&O któregoś z ubezpieczycieli dystansowały wszystkich konkurentów. Tym bardziej, że jak już stwierdzono, ocena atrakcyjności pakietu w znacznej mierze zależy od cech samych ubezpieczonych. W ostatnich latach niemal każdy z zakładów zdołał przedstawić najkorzystniejszą ofertę dla kadry kierowniczej jakiejś spółki. Na dodatek rozpiętość cenowa i zakresowa propozycji, jakie jest w stanie otrzymać ten sam potencjalny ubezpieczający od poszczególnych oferentów bywa ogromna. Na rynku ubezpieczeń OC władz spółki do ewenementów nie należą przypadki, gdy najszersze pokrycie zapewnia pakiet ze składką niższą o 20 000 PLN czy 70% od najlepszego z pozostałych. Zdarza się, że trzy godne rozważenia oferty otrzymuje spółka, której większość towarzystw odmówiło udzielania ochrony. Ponadto w specyficznych przypadkach pokrycie z sumą ubezpieczenia adekwatną do potrzeb można uzyskać jedynie zawierając kilka umów ubezpieczenia z różnymi zakładami ubezpieczeń. (Trzeba wtedy uregulować kolejność zaspokajania roszczeń.) Z powyższych względów naturalnym sposobem na optymalizację ceny i zakresu pokrycia jest wystąpienie o propozycję do wszystkich zakładów ubezpieczeń, które oferują tzw. OC zarządu. Dostęp do całego rynku można uzyskać między innymi przez kancelarię brokerską. Raczej nie są w stanie tego zapewnić agenci ubezpieczeniowi, ponieważ z reguły nie współpracują z nimi niszowe zakłady ubezpieczeń przodujące w ubezpieczeniach OC dla władz spółki. Broker jest przedstawicielem ubezpieczającego / osoby poszukującej ochrony wobec wszystkich ubezpieczycieli. Warto wybrać kancelarię wyspecjalizowaną w polisach D&O, zatrudniającą prawników biegłych w kwestiach związanych z odpowiedzialnością managerską. Bez wiedzy prawnej i doświadczenia niełatwo bowiem dobrać ubezpieczenie odpowiadające potrzebom, oczekiwaniom i możliwościom finansowym. Udzielenie zindywidualizowanej porady z rekomendacją najlepszej oferty stanowi ustawowy obowiązek brokera. Przy czym jego sugestia nie pozbawia wolności wyboru. Niezależny doradca, który przeanalizował już wiele propozycji odpowiedzialności cywilnej kierownictwa spółki jest w stanie ocenić na tle rynku atrakcyjność danej oferty, a w negocjacjach z ubezpieczycielami być merytoryczną przeciwwagą dla ich ekspertów. Podkreślić trzeba, że pomoc kancelarii brokerskiej prawie nie generuje kosztów po stronie mocodawcy, gdyż wysokość składki pozostaje na tym samym poziomie, jak przy zawieraniu ubezpieczenia bez udziału pośrednika. Większość brokerów za swoje usługi nie pobiera także honorarium, ani innych opłat od klienta.

 

Etapy współpracy z brokerem przy zawieraniu ubezpieczenia D&O

Pierwsze stadium stanowi zawarcie umowy i udzielenie pełnomocnictwa. Następnie zbierane są informacje o ryzyku, potrzebach, oczekiwaniach i możliwościach. Odbywa się to w różnych formach, między innymi przez wypełnianie formularzy dedykowanych ubezpieczeniu OC członków władz spółki. Potem następuje rozsyłanie zindywidualizowanych zapytań ofertowych do ubezpieczycieli. Przez kolejne dni, a nawet tygodnie od ubezpieczycieli spływają oferty lub prośby o dodatkowe informacje albo odmowy udzielania pokrycia ubezpieczeniowego. Broker analizuje i porównuje otrzymane propozycje, by później wystąpić z postulatami rozszerzeń lub doprecyzowania zakresu ubezpieczenia. Zwieńczenie tego procesu stanowi pisemny raport ze indywidualizowaną poradą i rekomendacją najlepszej oferty. Dzięki temu spółka jest w stanie świadomie wybrać tzw. ubezpieczenie OC zarządu. Nie ma formalnych przeszkód by rezygnować z pisemnej porady brokera ze względu na oszczędność czasu. Po przyjęciu oferty sporządzany jest projekt polisy, który weryfikują broker i ubezpieczający. Następnie polisa trafia do klienta. Część ubezpieczycieli prosi o kopię dokumentu podpisanego przez ubezpieczającego zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS. Jeśli w trakcie okresu ochrony zajdzie potrzeba zmian w zawartych umowach lub wystąpią szkody kancelaria brokerska także udziela pomocy w tych sprawach.

Spytaj o ofertę prawnika z kancelarii brokerską specjalizującą się w ubezpieczeniu OC władz spółki i innych polisach dla członków zarządu

ubezpieczeniezarzadu@andiw.pl

broker@andiw.pl
696 487 675