Czy potrzebuję polisy skarbowej i OC członków zarządu ?
Czy ubezpieczenie skarbowe i OC zarządu jest potrzebne prezesowi i innym pracownikom spółki, której księgowość oraz obsługę kadr i płac prowadzi firma zewnętrzna posiadająca obowiązkową polisę OC biura rachunkowego albo doradcy podatkowego ?
Obsługa przez profesjonalnego usługodawcę stanowi dość często obiekcję przed zawarciem ubezpieczenia karnoskarbowego czy rzadziej D&O. Wielu managerów zakłada, że skoro usługę wykonuje ktoś inny, z fachową wiedzą w danej dziedzinie, to nie ma powodów by mogli za ta odpowiadać a tym bardziej się ubezpieczać. Nic bardziej mylnego.
Odpowiedzialność zarządu po zawarciu umowy z biurem rachunkowym
Powierzenie spraw księgowych pracownikowi czy zewnętrznemu usługodawcy nie znosi całkowicie odpowiedzialności zarządu (czy innych pracowników spółki). Zarząd ma obowiązek sprawować pieczę nad całokształtem działalności organizacji. Ten organ jest uprawniony, ale i zobowiązany czuwać nad wszystkimi kwestiami niezastrzeżonymi wyraźnie dla innych organów. Przykładowo roszczenia czy oskarżenia mogą zostać skierowane przeciwko członkom zarządu z powodu wyboru niewłaściwej osoby czy wadliwego jej nadzoru (A.Nowacki Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością. Tom I. Komentarz. ART. 151–226 KSH Art. 208 Nb.36). Przy czym nie należy się łudzić, że samo powierzenie danego zakresu osobie zajmującej się zawodowo określoną domeną i posiadającej stosowne wykształcenie przesądza dochowania należytej staranności przez członków zarządu (Wyrok SA w Poznaniu z 11.10.2012 I ACa 336/12). Innymi słowy, zarząd ma nadzorować podmiot, którzy angażuje do pomocy, choćby był to specjalista najwyższej klasy, posiadający wiedzę i doświadczenie większą od samych członków zarządu. W orzecznictwie wielokrotnie powtarzano, że jeśli komuś brakuje odpowiednich kompetencji do sprawowania funkcji w zarządzie, to nie jest to żadna wymówka, aby uniknąć odpowiedzialności, a wręcz okoliczność obciążająca członka organu. Art. 2091, 30054 3771 KSH nakazują oceniać poczynania członków zarządu, według standardów, jakich można oczekiwać od profesjonalistów. Zatem jeśli by zarząd został nawet umyślnie oszukany przez swoich podwładnych w sprawie, w której profesjonalny manager nie powinien dać się oszukać, to powstanie odpowiedzialność zarządu. Ten obszar może być pokryty D&O czy polisą karnoskarbową. W największym uproszczeniu ubezpieczenie skarbowe obejmuje skutki uchybień przy czynnościach skarbowych czy obsługi płac. OWU jako osobną czynność wymieniają nadzór nad poczynaniami innych osób we wspomnianej materii. Przy czym, w części wzorców ubezpieczenia odpowiedzialności skarbowej pokrycie następstw nieprawidłowości w nadzorze lub zarządzaniu obszarem księgowo-płacowym ogranicza się do postępowań prowadzonych na podstawie KKS. Zatem roszczenia cywilnoprawne nie są objęte.
Niezależnie od regulacji statutu/umowy spółki, regulaminu zarządu wszyscy członkowie zarządu mają obowiązek przeciwdziałać doznaniu przez spółkę szkody, popełniania przez nią i (w pewnym stopniu jej pracowników) czynów zabronionych (w tym przestępstw i wykroczeń w związku z okolicznościami, które są im znane lub o których powinni wiedzieć (w tym kierunku T.Dziużyński (w:) T.Dziużyński Z.Fenichel M.Honzatko Kodeks Handlowy Komentarz str.323 R.Pabis (w:) M.Bieniak i inni Kodeks Spółek Handlowych Komentarz art. 293.Nb.8 str.995). Nie ulega wątpliwości, że członek zarządu pewien wiedzieć co czyni i jak czynni zatrudniony zewnętrzny usługodawca. Jest to zasada o uniwersalnym walorze. Jej szczególny i bezpośredni wyraz w sferze rachunkowości stanowi sygnowanie swym podpisem sprawozdania finansowego jak i innych dokumentów.
Podpisywanie sprawozdań w kontekście tzw. ubezpieczenia OC członków kierownictwa
Według art. 52 ustęp 2 ustawy o rachunkowości to zarząd podpisuje sprawozdanie finansowe oprócz osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg. Ten podpis to potwierdzenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie (vide art. 52 ustęp 2a ustawy o rachunkowości). Nie powinno ujść uwadze, także istnienie instytucji odmowy podpisu pod sprawozdaniem finansowym, wzmiankowanej w art. 52 ustęp 2 zdanie ostatnie ustawy o rachunkowości. Gdyby była to sfera wyłącznej odpowiedzialności księgowego, to podpis zarządu byłby zbyteczny.
Zgodnie z 4a ustawy o rachunkowości kierownik jednostki (w spółkach kapitałowych zasadniczo zarząd) oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki mają zapewnić aby sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności spełniły wymogi ustawowe. Przy czym ustawa o rachunkowości rozróżnia zapewnienie sporządzenia sprawozdania finansowego (art. 52 ustęp 1 ustawy o rachunkowości), zapewnienie spełnienia wymogów określonych w ustawie (art. 4a), złożenie sprawozdania (69 ustęp 1 ustawy o rachunkowości) od samego sporządzenia. Dwa pierwsze obowiązki należą bezwzględnie do kierownika jednostki (w spółkach kapitałowych zarządu). Brak możliwości całkowitego scedowania odpowiedzialności przez zarząd w sferze księgowości potwierdza także art. 4 ustęp 5 ustawy o rachunkowość, który stanowi że powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych czy sporządzenia sprawozdania finansowego podmiotowi zewnętrznemu (np. biuro rachunkowe, zewnętrzna firma księgowa) czy ogólnie spraw rachunkowych, zasadniczo nie wyłącza odpowiedzialności kierownika jednostki za należyte wykonywanie tychże obowiązków. Przepis podkreśla także obowiązek nadzoru kierownika jednostki. Oprócz tego w ustawie wzmiankowana jest wprost odpowiedzialność solidarna zarządu i rady nadzorczej za realizację obowiązku zapewnienia zgodności z ustawą sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności bez różnicowania na podmioty obsługiwane przez profesjonalne biura rachunkowe czy doradców podatkowych (vide art. 4a ustęp 2 ustawy o rachunkowości). Ponadto nawet, gdyby winę za niezgodność sprawozdań z przepisami prawa ponosił wyłącznie księgowy, biuro rachunkowe czy doradca podatkowy i tak odpowiadać będą zarząd i Rada Nadzorcza. Odpowiedzialność członków tych organów jest niezależna od winy. (A.Nowacki Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Tom II Komentarz art. 227–300 KSH Art. 293 Nb. 80). Oczywiście nie oznacza to, że odszkodowanie od biura rachunkowego się nie należy.
Warto wiedzieć także, że przestępstwo stanowi samo dopuszczenie do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, podawania w tych księgach nierzetelnych danych, niesporządzenia sprawozdania finansowego (art.77 ustawy o rachunkowości).
W dyskusji o ubezpieczeniu D&O karnoskarbowym nieraz umyka też istnienie całego szeregu sprawozdań których sporządzenie i podpisywanie należy wyłącznie do kierownika jednostki, (czyli w spółkach kapitałowych zasadniczo do zarządu). Co roku oprócz sprawozdania finansowego obligatoryjne jest składanie do KRS sprawozdań z działalności (art.49 ustawy o rachunkowości), nazywanych przez KSH dobitnie sprawozdaniem zarządu z działalności spółki (np. 203§3, 231 § 2 pkt.1, 30081 KSH). Oczywiście sprawozdanie z działalności powinno zawierać cały szereg informacji i ocen, których próżno szukać w sprawozdaniu finansowym. Główny księgowy bez względu na to czy technicznie uczestniczy w tworzeniu sprawozdania z działalności spółki, nie ma prawa go podpisać. Co ciekawe, wbrew nazwie sprawozdanie zarządu z działalności, za niezapewnienie zgodności tego z wymogami ustawowymi solidarnie z osobami wchodzącymi w skład zarządu (kierownik jednostki) odpowiadają także członkowie Rady Nadzorczej czy Komisji Rewizyjnej. Wspominany wyżej art. 4a ustawy o rachunkowości dotyczy także sprawozdania z działalności.
Istotne jest, że przy odpowiedzialności władz spółki, fundacji, stowarzyszenia, spółdzielni za nieprawidłowości w sprawozdaniu z działalności ochrony ubezpieczeniowej należy poszukiwać przede wszystkim w ramach polisy Directors and Officers (D&O) Insurance, a nie ubezpieczenia karnoskarbowego. Żadne z OWU ubezpieczenia ochrony skarbowej nie wymienia sporządzania wśród czynności księgowych i obsługi płac : sporządzania sprawozdania z działalności ani raportowanie niefinansowego ESG, co generalnie stanowi warunek sine qua non udzielenia pokrycia. Niemniej jednak jeśli uchybienie przy sprawozdaniu zarządu z działalności wynikać będzie z błędu przy czynności księgowej to w grę wchodzi także świadczenie z ubezpieczenia skarbowego. Może tak się stać na przykład, gdy zarząd oprze swoje sprawozdanie na błędnych danych dostarczanych przez pracowników działu księgowości czy biura rachunkowego.
Ubezpieczenie skarbowe a deklaracje podatkowe
Ordynacja podatkowa wyróżnia zasadniczo 4 rodzaje pełnomocnictw : ogólne, szczególne albo do doręczeń oraz pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych (art.80a i 138a § 2 OP), ale działanie przez pełnomocnika nie jest dopuszczalne, gdy czynności wymagają osobistego udziału strony (art. 138a § 1 OP). Przekładem jest przesłuchanie. Co ciekawe, pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych nie uprawnia do sporządzenia deklaracji (S. Babiarz (w:) S. Babiarz, B. Dauter, B. Gruszczyński, R. Hauser, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek, Ordynacja podatkowa. Komentarz Art. 80a, Wyrok WSA w Gdańsku z 7.06.2022 I SA/Gd 346/22). Każda z tych aktywności wymaga osobnego umocowania. W żadnym przypadku działanie przez pełnomocnika nie zwalnia mocodawcy (podatnika, płatnika) czy jego zarządu z odpowiedzialności podatkowej ani karnoskarbowej (tak odnośnie sankcji z KKS D.Malinowski, E. Szot, Doradcy powinni podpisywać deklaracje podatkowe, Rzeczpospolita Prawo co dnia 12/2005 str. 22). Wszelkie skutki prawno-podatkowe związane z danymi ujawnionymi w deklaracji podpisanej czy sporządzonej nawet przez profesjonalnego pełnomocnika (np. doradcę podatkowego, adwokata) obciążają podatnika, płatnika lub inkasenta. (Wyroki NSA z 18.12.2009 I FSK 1303/08, z 13.06.2018 II FSK 1723/16).
Innymi słowy, to zarząd stoi na pierwszej linii strzału. Okoliczność, że określone czynności technicznie wykonywane są przez pracowników czy zewnętrznego usługodawcę, wprawdzie nie jest zupełnie obojętna z punktu widzenia odpowiedzialności, ale ma charakter drugorzędny. Oczywiście, naiwnością byłoby sądzić, że adwokaci, doradcy podatkowi czy księgowi zawsze pozostają bezkarni, ale zastosowanie sankcji z KKS, odszkodowawczych czy innych nie wyklucza odpowiedzialności podatnika, płatnika, czy członków jego zarządu lub pracowników.
Powyższe uwagi należy odpowiednio odnosić do spraw pracowniczych. Z faktu, że kodeks pracy przewiduje możliwość dokonywania czynności z zakresu prawa pracy przez inne osoby niż zarząd (31 § 1 KP) i wyodrębnia kategorię pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (art.128 § 2 pkt.2 KP) nie należy wyciągać wniosku, że odpowiedzialność zarządu jest wyłączona w spółce, w której wyznaczono podmiot uprawniony do reprezentowania pracodawcy w sprawach należących do prawa pracy. W tej materii, jak niemal w każdej innej, organem uprawnionym i obowiązanym do działania w spółce pozostaje zarząd. Ma on nadzorować osoby wyznaczone do reprezentowania pracodawcy tak jak i innych pracowników czy podmioty świadczące usługi na rzecz pracodawcy i zapobiegać wyrządzeniu przez nie szkody spółce. Członkowie zarządu odpowiadają za to cywilnie i karnie.
Sama możliwość pociągania do odpowiedzialności członków zarządu za czyny podwładnych czy zewnętrznych specjalistów, niektórym jawi się jako niezwykle radykalna teoria, o rzadkim spektrum zastosowań. Jednakże w kontekście ubezpieczeń D&O czy karnoskarbowych nieraz okazywało się, że sprawa wygląda zapełnienie inaczej. Restrykcyjność w wyciąganiu konsekwencji prawnych wobec kierownictwa za cudze czyny nieraz zbliża się do absurdu. Przykładowo w maju 2024 sporym echem odbił się wyrok skazujący prezesa spółki z o.o. za nieodprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy (art. 77 KKS) w roku poprzedzającym pełnienie funkcji przez 3 dni. Oskarżający organ skarbowy argumentował, że przez samo objęcie stanowiska przyjmuje się odpowiedzialność karną za cudze działanie lub zaniechanie w okresie poprzedzającym. Na szczęście dla tego managera Rzecznik Praw Obywatelskich wniósł do SN o uchylenie orzeczenia.
Ponoszenie sankcji razem z księgowym albo oprócz niego
Z faktu, że za jakieś uchybienie odpowiada biuro rachunkowe nie przesądza braku odpowiedzialności zarządu klienta (czy innego managera, pracownika). W zależności od okoliczności może mieć miejsce np. odpowiedzialność solidarna. W uproszczeniu cały dług można egzekwować zarówno od członków zarządu (innych pracowników) jak i biura rachunkowego, z tym, że zaspokojenie wierzyciela przez jednego z dłużników zwalnia pozostałych. Później jest miejsce na ewentualne rozliczenia regresowe.
W postępowaniach sądowych, zwłaszcza dotyczących odpowiedzialności członków zarządu za długi niewypłacalnej spółki, członkowie zarządu bardzo często tłumacza się, że ktoś inny był wyłącznie winny lub winny w większym stopniu niż oni. Np. wskazując, że w składzie zarządu nastąpił podział kompetencji i do obowiązków członka zarządu nie należała piecza nad majątkiem (Wyrok SN z 18.01.2001 V CKN 186/00,Wyrok SN 15.05.2014 t II CSK 446/13, w kontekście odpowiedzialności za zaległości podatkowe Wyrok NSA z dnia 06.08.2013 I FSK 1291/12. Wyrok WSA w Rzeszowie z 30.01.2018 r. I SA/Rz 840/17) albo, że powierzano prowadzenie określonych spraw spółki osobom trzecim spoza zarządu (Wyrok SA w Gdańsku z 31.07.2016 III AUa 2181/12) czy też udzielono pełnomocnictwa do zajmowania się określonymi sprawami (Wyrok WSA w Białymstoku I SA/Bk 206/21). Niestety dla członków zarządu z wymienionych względów sądy nie orzekają braku ich odpowiedzialności.
Kolejny argument by objąć ubezpieczeniem OC kierownictwa czy polisą ochrony skarbowej wszystkich członków zarządu niezależnie od ubezpieczenia OC księgowego stanowi fakt, że wszyscy członkowie zarządu odpowiadają za sprawozdanie finansowe. Bez względu na wewnętrzny podział kompetencji w organie czy zasady reprezentacji ujawnione w KRS wszystkie osoby wchodzące w skład zarządu mają obowiązek odnieść się do spełnienia przez sprawozdanie finansowe wymogów ustawowych. Może to się odbyć przez podpisanie sprawozdania lub odmowę tej czynności. Jeśli w skład zarządu (czy organu pełniącego analogiczną funkcję) wchodzi wielu członków, a podpis pod sprawdzaniem finansowym złoży jeden z nich, to pozostali mogą wywiązać się ze swojego obowiązku przez złożenie oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie lub odmowę złożenia takich oświadczeń (art.52 ustęp 2a i 2b ustawy o rachunkowości).
W każdym razie, odszkodowania od członków zarządu czy likwidatorów dla wierzycieli niewypłacalnej spółki mają spory udział w ogólnej kwocie wypłat z polis odpowiedzialności cywilnej kierownictwa.
Skoro w razie niewypłacalności, każdy kto zasiada w zarządzie zobowiązany jest do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości, to wszystkie osoby wchodzące w skład organu powinny na bieżąco sprawdzać stan finansów spółki, przynajmniej w zakresie pozwalającym ocenić zaistnienie przesłanek niewypłacalności. Trudno mówić o rzetelnym monitorowaniu stanu finansów spółki bez kontroli dokumentów finansowych.
Można też wyobrazić sobie mnóstwo przypadków, kiedy za nieprawidłowości związane z wykonywaniem czynności księgowych lub obsługi prac, odpowiadać będzie zarząd czy pracownik spółki mimo braku jakichkolwiek uchybień po stronie biura rachunkowego. Np. gdy do biura rachunkowego zostaną wysłane dane nie z tego miesiąca, co należy, a treść z tych danych w żaden sposób nie będzie wskazywać na pomyłkę. Jeśli wskutek błędów pracownika spółka poniesienie stratę to przysługuje jej roszczenie przeciwko zatrudnionemu. Zasadniczo, jeśli biuro rachunkowe mimo zachowania należytej staranności nie było w stanie wykryć błędu, to nie będzie ponosić odpowiedzialności odszkodowawczej.
W takiej sytuacji z perspektywy klienta-spółki na niewiele zda się OC biura rachunkowego, gdyż ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej działają akcesoryjnie względem odpowiedzialności cywilnej (art. 822§1 KC). Jeśli nie zaistnieje odpowiedzialność cywilna według powszechnie obowiązujących przepisów prawa, to nie przysługuje odszkodowanie od ubezpieczyciela nawet, choćby powstała duża szkoda. Wtedy z polisy księgowego finansowane są koszty obrony ubezpieczonego, ale to dla spółki żadna korzyść. Zresztą sprawca może natknąć się oprócz tego na kolejny problem w postaci zarzutu popełnienia przestępstwa skarbowego podania nieprawdy lub zatajania prawdy składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie (art. 56 KKS).
Oprócz tego, warto też mieć świadomość, że nie wszystko co stanowi czynność księgową czy czynność obsługi płac w rozumieniu OWU wykonywane jest wyłącznie przez biuro rachunkowe. Wyżej już wspomniano o sprawozdaniach finansowych. Może się zdarzyć, że niektóre z tych aktywności wykonywane są przez pracowników spółki czy zarząd bez udziału biura rachunkowego. Jako egzemplifikacja może służyć prowadzenie korespondencji z organami egzekucyjnymi, wymieniane w OWU ubezpieczeń skarbowych wśród czynności księgowych czy czynność obsługi płac. Oczywiście wiele zależy od umowy łączącej spółkę z biurem rachunkowym, ale na ogół faktury/rachunki dla kontrahentów spółki wystawiają jej pracowniczy czy członkowie zarządu, a nie biuro rachunkowe. Istotność problemu wynika między innymi z tego, że rachunek czy fakturę sporządzają nierzadko pracownicy, dla których nie jest to główne zajęcie np. magazynierzy, przedstawiciele handlowi. Na dodatek przeważnie możliwość weryfikacji prawidłowego wystawiania faktur przez księgowego pojawia się dopiero ex post i ogranicza jest do aspektów formalnych. Przeważnie poza sferą możliwości biura rachunkowego leży sprawdzenie rzetelności faktury (w uproszczeniu jej zgodności ze stanem rzeczywistym). Zarówno wystawienie wadliwej jak i nierzetelnej faktury stanowi przestępstwo karnoskarbowe stypizowane w art. 62 KKS. Wprawdzie wątpliwość wywołuje zagadnienie czy wystawienie (niewystawienie) faktury jest czynnością księgową w rozumieniu OWU, co warunkuje odpowiedzialność z ubezpieczenia skarbowego. Jednakże zakłady ubezpieczeń przyjmują korzystną dla ubezpieczonych interpretację.
Innym obszarem objętym,(lub przynajmniej mogącym być objętym) ubezpieczeniem odpowiedzialności są sprawy celne, którymi na ogół nie zajmują się biura rachunkowe. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą stanowić przestępstwo lub wykroczenie skarbowe stypizowane w rozdziale 7 Kodeksu Karnego Skarbowego. Co więcej, paserstwo celne należy do nielicznych przypadków, gdy KKS penalizuje czyn nieumyślny (91 § 2 KKS). Podkreślić trzeba także, że odpowiedzialności karnoskarbowej członków zarządu, managerów czy innych pracowników nie wyłącza zaangażowanie agencji celnej. W takiej sytuacji ubezpieczenie skarbowe z klauzulą celną, polisa odpowiedzialności władz spółki nadal pozostają potrzebne.
Oczywiście materii objętych ubezpieczeniem D&O, którymi nie zajmuje się biuro rachunkowe jest znacznie więcej. Polisa tego rodzaju zapewnia pokrycie niezależnie od tego czy aktywność managera stanowi czynność księgową lub obsługi płac.
Ubezpieczenia skarbowe a postępowanie sądowe
Nawet jeśli ostatecznie okazałoby się, że konsekwencje cywilne i karnoskarbowe ma ponieść tylko i wyłącznie biuro rachunkowe, to taka konkluzja może być efektem wieloletnich i kosztownych postępowań sądowych, w których pozwanymi i oskarżonymi będą między innymi pracownicy spółki, członkowie zarządu czy nawet Rady Nadzorczej. Oczywistym jest przecież, że fakt korzystania z biura rachunkowego przez spółki nie wyłącza w żaden sposób wszczynania przeciw nim postępowań sądowych. Wręcz przeciwnie, rudymentarną zasadę współczesnej karnistyki stanowi indywidualizacja odpowiedzialności. KKS wzmiankują tę zasadę w art. 9§2. Naiwnością byłoby też sądzić, że postępowanie przeciwko pracownikowi spółki zostanie umorzone, mandat anulowany gdy tylko wykaże, że spółka korzysta z usług biura rachunkowego. Koszty prawnika, ekspertyz, stawiennictwa itp. finansowane są z ubezpieczenia skarbowego czy tzw. oc członków zarządu nawet jeśli oskarżenia czy powództwo są absurdalne. Innymi słowy ubezpieczonym ryzykiem jest między innymi ponoszenie kosztów postępowania sądowego.
Na marginesie tych wywodów zaznaczyć trzeba istnienie różnic między przesłankami odpowiedzialności cywilnej, karnej i karnoskarbowej. (Przykładowo: na gruncie KKS podział kompetencji wewnątrz zarządu daje znacznie większe szanse obrony członkowi zarządu niż w przypadku pociągania członka zarządu do odpowiedzialności cywilnej zwłaszcza przez wierzycieli niewypłacalnej spółki na podstawie art. 299 KSH czy przez inwestorów, kontrahentów osoby prawnej z tytułu nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym. Można też się spotkać z nieprawidłowym twierdzeniem jakoby podział kompetencji w zarządzie wieloosobowym pozwalał ograniczyć odpowiedzialność do jednego z członków zarządu (M.Michalak (w:) E.Walińska (red.), Ustawa o rachunkowości. Komentarz, wyd. V Komentarz do art. 4 ustęp 5 Kluczowe aspekty praktyczne).
Za ceną uznać trzeba wiedzę, że wykroczeniem skarbowym może być samo dopuszczenie chociażby nieumyślnie, do popełnienia określonych w KKS czynów zabronionych. Odpowiedzialności podlega nawet samo dopuszczenie do dokonania czynu zabronionego (vide art. 84, 96 KKS) nawet jeśli nie jest on przestępstwem ze względu na przykład na brak zawinienia (L.Wilk (w:) L.Wilk. J.Zagrodnik Kodeks Karny Skarbowy Komentarz wyd. IV art. 84. Nb.5).
Jednakże jak najbardziej możliwe jest wyciągnięcie konsekwencji karnoskarbowych czy karnych wobec członka zarządu czy pracownika spółki, która jest obsługiwana przez biuro rachunkowe. Prowadzenie spraw księgowych bądź obsługi płac przez zewnętrzny podmiot jest bardzo powszechną praktyką, a mimo to statystyki wskazują, że osobami skazywanymi za przestępstwa i wykroczenia skarbowe są przeważnie członkowie zarządu. W grupie 489 orzeczeń analizowanych przez Kancelarię Crido 73% osób pociąganych do odpowiedzialności karnej skarbowej stanowili członkowie zarządów spółek kapitałowych (Raport CRIDO Taxand i CRIDO Legal Członkowie zarządów na celowniku organów skarbowych str.7).
W postanowieniu z 23.05.2002 V KKN 426/00 Sąd Najwyższy stwierdził, że powierzenie obowiązków w zakresie rozliczeń podatkowych fachowym osobom trzecim nie znosi samo przez się odpowiedzialności podatnika w sferze prawa karnego skarbowego, choć nałożenie sankcji z KKS uwarunkowane jest między innymi świadomością możliwości wadliwego rozliczenia. To stanowisko można odnosić odpowiednio do członków zarządu czy pracowników spółki-podatnika, mając na względzie, że to oni działają w imieniu osoby prawnej jak i samą treść art. 9 § 3 Kodeks Karnego Skarbowego. Przy czy jak wyżej podkreślano od członków zarządu można wymagać znacznie większej wiedzy, staranności niż od innych osób (podwyższony miernik staranności).
Odpowiedzialność za księgowość
Okoliczności, że członek zarządu czy pracownik spółki działał nie mając intencji złamania prawa, opierał się na zaufaniu do profesjonalnego podmiotu, wykrycie i naprawienie nieprawidłowości było trudne itp. prawdopodobnie wpłyną łagodząco na wymiar kary ze względu na treść art. 13 KKS), ale nawet sankcje wymierzone w okolicach dolnego pułapu, mogą być dotkliwe. Ponadto skazanie za przestępstwo, wykroczenie (bądź określone przestępstwa wykroczenia) niesie za sobą cały szereg innych niekorzystnych konsekwencji. Dlatego bardzo istotne jest finansowanie z polisy profesjonalnej pomocy prawnej, aby temu zapobiec.
Skazanie menagera bywa kosztowne dla podmiotu którym zarządza nawet ze względów wizerunkowych. Ponadto, jeśli reprezentant osoby prawnej zostanie skazany na karę grzywny za przestępstwo skarbowe, a grzywny tej nie uiści, to podmiot reprezentowany będzie odpowiadał za zapłatę należności z tego tytułu, jeśli w wyniku popełnionego przestępstwa skarbowego odniósł lub mógł odnieść korzyść majątkową. Jest to tzw. odpowiedzialność posiłkowa z art. 24 KKS. Zwrot samej korzyści z czynu zabronionego stanowi odrębną kwestię. Oprócz tego z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykluczone są osoby prawne, których urzędujący członek organu zarządczego, nadzorczego lub prokurent został prawomocnie skazany za przestępstwo skarbowe. Od 2021 okolicznością dyskwalifikującą jest popełnienie jakiegokolwiek przestępstwa skarbowego, niezależnie od umyślności (art. 108 pkt. 1 lit g ustawa prawo zamówień publicznych). Orzeczenie stwierdzające popełnienie czynu zabronionego przez członka kierownictwa zwiększa także ryzyko utraty koncesji.
Na płaszczyźnie prawa cywilnego korzyścią z polisy karnoskarbowej dla ubezpieczonego jest to, że ubezpieczyciel uwolni go od pasywów. Poszkodowany (w tym spółka) ma większe szanse na naprawianie szkody, gdyż majątek odpowiedzialnego mógłby nie wystarczyć do zaspokojenia całości roszczeń. Wątek dlaczego in genere ochrona przed odpowiedzialnością karnoskarbową jest istotna, można by ciągnąć długo, ale w tym kontekście warto tylko zapamiętać, że mimo korzystania z usług biura rachunkowego pociąganie pracowników spółki czy członków zarządu spółki do odpowiedzialności karnej skarbowej jest możliwe i może okazać się bardzo dolegliwe. Zresztą nie inaczej jest z odpowiedzialnością odszkodowawczą. To ryzyko prawne bywa niedoceniane między innymi dlatego, że nie wszyscy wiedzą, że członkowie zarządu będący równocześnie pracownikami odpowiadają bez ograniczeń charakterystycznych dla stosunku pracy, taki jak kwota 3-miesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenie szkody i uszczerbek majątkowy stanowiący wyłącznie szkodę rzeczywistą. (Wyrok SN z 17.12.2003 IV CK 305/02 LEX 599556, Wyrok SA w Warszawie z 30.08.2011 VI ACa 1273/10 LEX 1120214).
Oprócz tego uznanie odpowiedzialności samego członka kierownictwa czy ogólniej pracownika redukuje jego atrakcyjność na rynku pracy. Co więcej, sam fakt uprawomocnienia się skazania pozbawia prawa zasiadania w zarządach czy radach nadzorczych spółek kapitałowych, fundacji rodzinnych oraz wykonywanie niektórych zawodów. Z tym, że wiele zależy od tego jakie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe zostało popełnione.
W dyskusjach nad potrzebą zawierania ubezpieczenia ryzyk skarbowych czy ogólnie polis dla kadry zarządzającej rzadziej można spotkać się z twierdzeniem, że ryzyko odpowiedzialności managerów znosi zaaranżowanie biegłego rewidenta. To też nie jest prawda. W największym uproszczeniu większość powyższych uwag należy odnosić odpowiednio do odpowiedzialności biegłych rewidentów. Zresztą rewidenci w sporządzanych dokumentach na ogół informują o odpowiedzialności zarządu i Rady Nadzorczej.
OC biura rachunkowego
Jeśli chodzi o polisę posiadaną przez biuro rachunkowe, to generalnie trudno o niej się wypowiadać, nie znając treści. Może opierać się na tym, że jest to ubezpieczenie OC oraz na powszechnych praktykach rynkowych. Choć zastrzec należy, że tytuł z OWU czy nazwa handlowa nie zawsze oddaje istotę ochrony. Zdarza się, że produkt sprzedawany jako oc, może być obudowany wieloma klauzulami dalekimi zakresowo od odpowiedzialności cywilnej.
Skoro biuro rachunkowe posiada polisę OC to prawdopodobnie chroni ona biuro rachunkowe, a nie pracowników czy członków zarządu spółki, która jest klientem biura. Doświadczanie życiowe podpowiada, że trudno liczyć, aby biuro rachunkowo było tak szczodrobliwe i zapobiegliwe, aby ubezpieczać pracowników swoich klientów. Zatem w przypadku odpowiedzialności pracowników czy członków zarządu spółki na ogół nie wiele poprawia ich sytuacje, chociaż w niektórych przypadkach można by się dopatrzeć pewnych pozytywów, ale to wysoce specyficzne sytuacje. Typu : biuro rachunkowe i były prezes spółki zostali współpozwani. Spółka domaga się od nich na zasadzie odpowiedzialności solidarnej zapłaty odszkodowania z tytułu strat wynikających z nieprawidłowości w rozliczeniach, ale prawnik sfinansowany z oc biura rachunkowego wykazał, że nie doszło do żadnych nieprawidłowości w tej kwestii, a spółka nie poniosła żadnej straty. Zatem ani od prezesa zarządu ani od biura nie należy się odszkodowanie. Gorzej jeśli pełnomocnik sfinansowany z OC biura będzie wykazywał, że wszystkiemu winny jest prezes, a nie biuro rachunkowe. Z tego punktu widzenia objęcie danej kwestii ubezpieczeniem OC biura rachunkowego może być niekiedy niekorzystne dla pracowników spółki.
Polisa OC jak sama nazwa wskazuje dotyczy odpowiedzialności cywilnej, a nie karnoskarbowej. Jak już wielokrotnie podkreślaliśmy, głównym powodem aranżowania ubezpieczenia skarbowego jest refundacja grzywien nakładanych na podstawie KKS. W dalszej kolejności znaczenie ma refundacja kar nakładanych przez ZUS i PIP oraz koszty obrony w postępowaniach karnoskarbowych czy dalej element ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej kierownictwa i osób wykonujących czynności księgowe. W bardzo specyficznych stanach faktycznych, można by zastanawiać się nad możliwością dochodzenia od biura rachunkowego na drodze cywilnej odszkodowania z tytułu zapłaconej grzywny czy kosztów postępowania, jednak jest to możliwość teoretyczna przeciwko, której można by wysunąć sporo argumentów. Osobną kwestią jest czas potrzebny na uzyskanie takiego odszkodowania. W znacznym stopniu podobnie sprawa ma się z finansowaniem kosztów obrony pracownika czy członka zarządu spółki w postępowaniu karnym czy karnoskarbowym, jeśli wynik tegoż postępowania miałby przesądzić o odpowiedzialności biura rachunkowego.
Trzymając się nawet płaszczyzny prawa cywilnego, warto też się zastanowić głębiej jaki zakres obejmuje dokładnie ubezpieczenie OC biura rachunkowego. Możliwość zaspokojenia się spółki z ubezpieczenia usługodawcy wykonującego usługi księgowe nie jest dla niej bez znaczenia. Jeśli zakres ogranicza się wyłącznie do obligatoryjnego minimum to z punktu widzenia potencjalnie poszkodowanego nie jest to dobra wiadomość. Po pierwsze, umowa funkcjonująca w obrocie jako obowiązkowe OC biura rachunkowego dotyczy tylko usługowego prowadzenie ksiąg rachunkowych (tzw. pełna księgowość). Po spojrzeniu w OWU ubezpieczenia skarbowego na definicję czynności księgowych i obsługi płac jasne staje się jak wiele obszarów w obowiązkowym oc biura rachunkowego jest poza ochroną, a można by się doszukać jeszcze sporo innych aktywności wykonywanych przeważnie przez biura rachunkowe, które nie są objęte obowiązkowym oc. Nieco lepiej sprawa się ma przy obligatoryjnym oc doradcy podatkowego. Można sprawdzić w jakiej formule działa biuro przez weryfikację w rejestrze. Jednakże obowiązkowe oc doradcy podatkowego też nie dotyczy między innymi doradztwa w zakresie ubezpieczeń społecznych i innego doradztwa kadrowego. Na dodatek w obu przypadkach minimalna suma gwarancyjna wynosi jedynie 10 000 euro w odniesieniu do zdarzenia.
W największym skrócie i uproszczeniu : pomimo korzystania z usług biura rachunkowego nadal istnieje istotna odpowiedzialność pracowników i managerów spółki, a zwłaszcza zarządu za sprawy związane z księgowością czy obsługą płac. Wiele przypadków, tejże odpowiedzialności może być pokryte ubezpieczeniem skarbowym, choć nie wszystkie. Dotyczy to zarówno spraw cywilnych jak karnych czy karnych skarbowych. Biuro rachunkowe ubezpiecza prawdopodobnie odpowiedzialność własną, a nie pracowników czy zarządu swoich klientów. Na dodatek skoro biuro rachunkowe ma polisę OC, to dotyczy ona odpowiedzialności cywilnej, a nie karnoskarbowej czy grzywien nakładanych na podstawie Kodeksu Pracy.
Oferta ubezpieczenia odpowiedzialności skarbowej, OC członków zarządu
broker@andiw.pl
Telefon 696487675
